Bedrijf/ Organisatie
JT Bioscopen
Opdrachtgever
J. van Essen
Datum/periode
26 mei 2010 uitvoering
Vanaf eind april voorbereiding
Opdracht en mijn rol en verantwoordelijkheden daarbinnen:
Ik heb al eerder een Ladies Night mogen organiseren. Ik had de eer dat ik weer gevraagd werd een Ladies Night te organiseren. Namelijk Sex and the City 2. Echter was het deze keer anders.
Ik moest eerst een concreet plan voorleggen aan Warner Bros Movies, in tegenstelling tot vorige keer. Pas na goedkeuring mocht het plan verder uitgewerkt worden. Het zou er dit keer een stuk officiëler aan toe gaan dan voorheen. Verder moest ik dit keer een thema koppelen aan de film. (1001 nacht) De kraampjes die er kwamen te staan, zouden aan moeten sluiten bij dit thema. Het zou een echte uitdaging worden, aangezien ik dit keer ook de leiding zou krijgen over het bioscooppersoneel op de dag zelf.
Verloop opdracht:
Doordat ik dit al een keer eerder heb mogen organiseren kon ik er veel van leren. Ik had nog meer de taak van organisator. Zo mocht ik dit keer het personeel aansturen. Ook had ik me dit keer beter voorbereid doordat ik bepaalde zaken beter had gepland. Ik had nu goed voor ogen wat me te doen stond. Zo kon ik bijvoorbeeld deze keer de kraampjes wel rustig welkom heten en had ik meer tijd om met de presentator te oefenen.
Naar mijn mening was het zeer geslaagd. Ik heb veel positieve reacties ontvangen. Al met al was het een uitdaging om deze opdracht aan te gaan omdat ik meer verantwoordelijkheid kreeg, en goedkeuring moest hebben van Warner Bros Movies. De avond was meer dan geslaagd!
Ontwikkelde competenties:
De volgende competenties heb ik hierbij ontwikkeld:
1. innovativiteit (Niveau 1)
2. schriftelijke communicatie (Niveau 2)
3. samenwerken (Niveau 3)
4. mondelinge communicatie (Niveau 2)
5. visie (Niveau 1)
Competentie: Innovativiteit (Niveau 1)
Situatie:
Ici Paris is al jaren de hoofdsponsor van de bioscoop. De laatste jaren leverden ze maar een kleine bijdragen tijdens de Ladies Night. Ik hoorde dat Douglas, de concurrent, interesse had om de positie van hoofdsponsor te bekleden.
Taak:
Er werd van mij verwacht dat ik zou openstaan voor vernieuwing en mogelijkheden zou zien tot vernieuwing. Eventueel zou ik doelbewuste risico’s moeten nemen en mijn vernieuwende ideeën in de praktijk moeten brengen. Kansen benutten waar ik de mogelijkheid zag.
Actie:
Het feit dat ik hoorde dat Douglas al meerdere malen had gevraagd of zij hoofdsponsor konden worden zag ik als een kans. Ik had op een rijtje gezet wat Ici Paris te bieden had, en vervolgens ben ik naar Douglas gegaan met de vraag wat zij te bieden hadden. Ik zag hier de mogelijkheid tot vernieuwing en ik wilde die kans grijpen.
Resultaat:
Ik stond open voor vernieuwing en zag ook de mogelijkheid tot vernieuwing en wilde deze kans grijpen. Ik nam hierdoor een doelbewust risico. Namelijk dat er een kans bestond dat ik Ici Paris zou moeten afzeggen als hoofdsponsor. Het gevolg was dat Douglas het heel leuk vond, maar dat het voor deze keer te kort dag zou zijn voor hen. In de toekomst willen ze echter wel overwegen om mee te doen.
Terugkoppeling:
In een vergelijkbare situatie zou ik weer kansen grijpen als ik zag dat er mogelijkheden tot vernieuwing zijn. Door steeds naar nieuwe dingen te kijken blijft het leuk om te organiseren. Wanneer ik altijd het zelfde doe en zaken alleen maar wil behouden spring je er niet uit. En daarnaast brengt het grijpen van een kans een uitdaging met zich mee.
Competentie: Schriftelijke communicatie (Niveau 2)
Situatie:
De première film zou pas worden uitgegeven als Warner Bros movies het plan van de bewuste avond zou goedkeuren. Ik moest dit plan met een officiële brief opsturen.
Taak:
Er werd van mij verwacht dat ik foutloos een tekst zou kunnen produceren. In dit geval het plan. Verder zou ik volgens de vaste structuren en de algemeen geldende briefconventies moeten schrijven.
Acties:
Ik heb eerst een overzicht gemaakt van de punten die ik in de brief wilde gaan verwerken, zodat ik niets zou vergeten. Vervolgens heb ik briefconventies opgeschreven. Daarna heb ik een bouwplan opgesteld. Ten slotte heb ik de brief voluit geschreven en in de conclusie gevraagd of ze konden laten weten of het plan was goedgekeurd.
Resultaat:
Doordat ik de brief duidelijk en professioneel had opgesteld en het plan er duidelijk in had verwerkt kreeg ik enkele dagen later het bericht dat we de première film zouden ontvangen.
Terugkoppeling:
In een vergelijkbare situatie zou ik weer eerst goed nadenken over het doel van mijn brief. Ook zou ik weer een bouwplan opstellen zodat ik geen punten vergeet of onnodige punten erin verwerk. Wel zou ik in het vervolg proberen nog iets korter van stof te zijn dan ik al was.
Competentie: Samenwerken (Niveau 3)
Situatie:
Ik wilde iets speciaal toevoegen aan de avond toen ik een meisje van het personeel hoorde praten over haar dansafstudeerproject.
Taak:
Er werd van mij verwacht dat ik de sterke kanten van mijn teamleden goed tot zijn rechten zou laten komen. Daarnaast moest ik gaan voor een win -win situatie. Ook moest ik helpen andere hun doel te bereiken.
Actie:
Ik ben eerst gaan informeren wat dat afstudeer project precies inhield. Toen ik daarvan op de hoogte was, en hoorde dat ze niet wist waar ze dat moest gaan houden, heb ik voorgesteld of ze het misschien tijdens de Ladies Night wilde doen.
Resultaat:
Doordat ik openstond voor het project van een ‘collega’ kon zij haar afstudeer project afronden voor haar dansschool. Verder had ik op deze manier een leuke en originele act geregeld voor de avond. Al met al waren de gasten er positief en hand niemand een flashmob verwacht.
Terugkoppeling:
In een vergelijkbare situatie zou ik weer mijn oren goed openhouden omdat je nooit weet wat er op je pad gaat komen. Ik zou ook weer andere mensen proberen te helpen. Ikzelf ben ook een student en vind het fijn als andere mensen openstaan voor mijn ideeën/projecten dus ik doe dit ook graag terug voor anderen. En daarnaast krijg ik er zelf ook wat voor terug!
Competentie: Mondelinge communicatie (Niveau 2)
Situatie:
De Assistent Manager had mij de opdracht geven om de leiding te nemen over het bioscooppersoneel om taken uit te voeren, die zij op haar lijst had staan, en taken die ik had bedacht voor deze dag, omdat ik wist wat er wanneer geregeld moest worden.
Taak:
Er werd van mij verwacht dat ik op effectieve wijze een werkgroep aan het werk kon zetten. Ook zou ik ze feedback moeten geven en zelf feedback moeten ontvangen. Belangrijk was dat ik zou toetsen of de andere de boodschap had ontvangen.
Actie:
Ik heb eerst voor mezelf op een rijtje gezet welke activiteiten op de dag zelf gedaan moesten worden. Toen heb ik gekeken welke activiteiten ik het personeel wilde laten doen en welke ikzelf zou gaan doen. Op de dag zelf heb ik in de ochtend het personeel bij elkaar geroepen voor een groepsbespreking wat betreft de gang van zaken die dag.
Vervolgens heb ik het personeel de lijst voor gelegd en gevraagd wie welke taak op zich zou nemen die dag. Ik wilde de taakverdeling democratisch beslissen zodat iedereen het er mee eens zou zijn. Ik heb gevraagd of het voor iedereen duidelijk was wat de bedoeling was, en gevraagd of ze het er zo mee eens waren omdat ik de positieve sfeer wilden behouden.
Resultaat:
Doordat ik de taken goed had verdeeld en iedereen aan het werk heb gezet kon er effectief gewerkt worden op deze dag. Omdat ik de onderverdeling van de taakverdeling democratisch had besloten was iedereen het ook eens met zijn/haar taak. Dit zorgde ervoor dat er tijdens de opbouw een positieve sfeer hing! Door de goede communicatie waren we op tijd klaar met de voorbereiding/opbouw.
Terugkoppeling:
In het vervolg zou ik weer eerst alles voor mezelf duidelijk willen hebben zodat ik het goed kan communiceren naar de groep die ik moet aansturen. Ik zou de taken ook weer duidelijk willen uitleggen omdat er zo effectief gewerkt kan worden.
Wanneer het om een hele grote organisatie gaat zal ik in mijn achterhoofd houden dat je niet altijd de democratische weg kan volgen wat betreft taakverdeling. Echter zou ik het in dit geval weer doen, omdat het om redelijk kleine groep personeel gaat en je nauw met elkaar samenwerkt op zo’n dag.
Competentie: Visie (Niveau 1)
Situatie:
Voor ik zou beginnen met de organisatie van de Sex and the City Ladies Night kreeg ik een uitdraai met projecten te zien die er dit seizoen, en volgend seizoen, nog plaats zouden vinden in de bioscoop.
Taak:
Er werd van mij verwacht dat ik de tijd zou nemen om vooruit te denken. Ook zou ik de huidige bezigheden moeten plaatsen binnen het hoger gelegen doel. In dit geval leken de projecten die op de planning stonden mij erg leuk om te organiseren. Wanneer ik de Ladies Night tot een succes zou weten te brengen zou ik misschien gevraagd worden, of kunnen vragen, of ik mocht helpen bij de organisatie van een volgend project. Ik zou hiervoor praktische plannen moeten maken. De relevante trends en ontwikkelingen binnen de organisatie zou ik moeten kennen.
Actie:
Ik heb eerst tijdens het gesprek mijn interesse laten blijven voor de andere opdrachten. Ik heb toen gelijk een aantal ideeën opgenoemd die in mij opkwamen en aansloten bij de opdrachten. Vervolgens heb ik me volledig ingezet voor de Ladies Night en af en toe mijn interesse voor de andere opdrachten kenbaar gemaakt. In me achterhoofd hield ik de gedachte, dat wanneer ik de Ladies Night tot een succes zou brengen, de bioscoop mij zou vragen om te helpen bij de (een van de) andere opdrachten. Verder wist ik dat de bioscoop bezig was met reorganisatie en er was mij verteld dat ze minder tijd over zouden houden om zelf evenementen als deze te organiseren. Gedurende het project ben ik precies te werk gegaan en heb ik laten merken dat ik enthousiast ben zodat ze wisten dat ik serieus te werk ging.
Uiteindelijk heb ik tijdens de evaluatie gezegd dat ik het erg leuk zou vinden om te helpen.
Resultaat:
Doordat ik vooruit heb gedacht, werd er inderdaad op het einde gezegd dat ze nog contact zouden opnemen wat betreft de andere opdrachten.
Terugkoppeling:
In een vergelijkbare situatie zou ik weer mijn bezigheden plaatsen binnen een hoger gelegen doel als dit van toepassing is. Ik vind het belangrijk om vooruit te denken omdat je zo toekomstgericht kan werken. En daarnaast krijgt de opdrachtgever te zien dat je graag wil en jij je er voor inzet.
